Что такое макрос в Excel и для чего он предназначен?

Доброго времени, друзья. В  сегодняшнем выпуске расскажу об интереснейшей функции в самом ходовом офисном пакете программ от Microsoft Office. Тем, кто постоянно работает с таблицами Excel, знает сколько рутинных операций приходится иногда делать с содержимым.

Если документов много —  приходится одни и те же действия повторять многократно. От выделения мышкой и копирования до более сложных —  таких как вычисления, заполнение, очистка отдельных граф, создание таблиц, макетов и так далее.

Чтобы не повторять  одни и те же действия каждый раз  можно автоматизировать процесс и сэкономить время. Вы записываете свои действия (выделение ячеек документа, копирование, форматирование, ввод формул) в макрокоманду.

Команда эта помещается в виде кнопки на панель инструментов. При нажатии кнопки все ваши записанные ранее действия выполняются автоматически. Это и есть «макрос».

Лично для меня знакомство  с  макросами в свое время превратилось в изучение программирования. Дело в том, что Microsoft Office является еще и легкой и понятной средой для этого.

В нем есть свой встроенный язык — Visual Basic for Application или сокращенно VBA. И когда  записываете макросы, Вы  вы  как бы становитесь программистом. При этом не обязательно на первых этапах знать язык. Программный код можно посмотреть уже потом, в редакторе и изучать. Как смотреть — об этом так же расскажу.

VBA позволяет создавать для себя мощные инструменты при работе с табличными документами для решения многих задач в виде отдельных окон, кнопок, списков, флажков — все визуально. А опытные программисты знают, что  макросы можно использовать для того чтобы не набирать команды руками, а достать уже готовый код из  только что записанного макроса.

Но обо всем по порядку. Тем, кто после прочтения статьи заинтересуется и  захочет изучать язык VBA самостоятельно в помощь книга. А сейчас разберемся подробно, что за «макросы», как их включать.

Что означает макросы и как с ними работать?

Итак, макрос — это некий программный код, который описывает ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ваших действий в документе. Записывается даже перемещение  вашего курсора по ячейкам, нажатие клавиш. Сначала Вы записываете макрос.

Когда понадобится, Вы в  Excel запускаете этот код на выполнение и все записанные ранее действия выполняются автоматически. Например, у Вас есть одна и та же таблица, макет  которой  Вы каждую неделю создаете по новый, меняете оформление, или очищаете графы. Вы нажимаете кнопку, и вот, то на что вы тратили 5-10 минут заняло у вас всего одну секунду.

Для начала нужно настроить Excel для работы с макросами. Это просто. На примере Office 2007 покажу как . В более поздних редакциях делается все почти аналогично. Сначала заходим в «Параметры»:

Сначала настроим «Ленту»;  нужно включить «Режим разработчика»:

Если Вы собираетесь серьезно работать с макросами — нужно включить еще одну настройку.  Здесь же переходим в «Центр управления безопасностью» и настраиваем «Параметры центра управления безопасностью»:

Нужно отключить все ограничения на запуск макросов. Это позволит Вам не только работать со своими макросами но и запускать уже готовые кем — то созданные.

Так же нужно доверять доступ к объектной модели проектов VBA. Ведь в Интернете или у коллег можно найти много готовых и интересных проектов VBA написанных для Excel, Word и пользоваться.

Что такое макрос в Excel 2007?

Мы пока что научимся записывать несложные макросы. Сделать это очень просто. В «Ленте» у нас теперь появились соответствующие значки «Разработчик»:

В этом режиме нам будут доступны и остальные функции — «режим конструктора».  Можно самостоятельно  создавать окна, кнопки. А в редакторе Visual Basic можно редактировать созданные макросы. Итак, покажу, как все это работает. При нажатии кнопки «Запись макроса»  сначала нужно будет заполнить его наименование(без пробелов), горячие клавиши вызова (не обязательно) и место где он будет сохранен:

В зависимости от  поставленной задачи Вы можете сохранять макросы в отдельном документе либо в «личной книге». В первом случае он записывается в пределах документа и будет выполняться только в документе.

Во втором случае его можно вызвать  перед созданием документа.  Лучше продемонстрировать наглядно, для чего бывают нужны макросы.  Задача: мне нужно создать: документ Excel, в документе создать таблицу определенного формата  и вычислениями внутри.  Смотрим видео, что получилось:

Видео что такое макрос Excel и как пользоваться?

Вы сами увидели, что процесс создания одной простенькой  демо — таблицы занимает от пяти и более минут. А макрокомандой мы  таблицу  создали за 2 секунды.  А если речь идет о сложных проектах? Ответ очевиден, создав один раз процедуру, вы сэкономите время и увеличите производительность своей работы.

После окончания записи при закрытии  Excel программа обязательно попросит сохранить изменения в «Личной книге» макросов. Не забываем согласиться; в противном случае записанный  макрос пропадет и всё придется делать заново.

Важно! «Личная книга» макросов хранится в папке пользователя по пути C:\Users\%Пользователь компьютера%\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART. Этой книгой можно делится с другими или удалять, если что то не получилось.

Наш макрос теперь доступен по кнопке «Макросы», оттуда его можно запускать.

Что  значит макрос в Excel 2016 и для чего он предназначен?

Процесс записи макросов не отличается от ранних версий; еще в одном простом  примере расскажу о другом способе вызова макрокоманд.  Создание макросов позволит Вам познакомится с навыками программирования и кто знает, может это  интересное дело  Вас увлечёт.

Представим, что у нас есть довольно громоздкая таблица, которую каждый раз приходится очищать от данных предыдущего отчета. Задача: сделать в документе кнопку, при нажатии на которую автоматически очищаются нужные ячейки. Начнем.

Для начала не забудем сделать настройки MSoffice 2016. Так же идем в «Параметры», но далее  идем в «Настроить ленту»

После «Разработчик» станет видимым на «Ленте». Переходим туда. Наша  личная книга макросов по прежнему на месте, откроем ее:

Запустим наш предыдущий макрос, любуемся, как программа сама создает и  заполняет таблицу. В нашем примере есть две графы «Количество» и «Цена», содержимое которых приходится очищать. Мы автоматизируем процесс.

Как включить макросы в Excel 2016 видео

Можно вызывать макросы на исполнение, так  как это мы уже делали в прошлом примере. Это не наглядно и иногда не очень удобно. Поэтому  мы  сделаем иначе — создадим в документе кнопку, с помощью которой будем очищать содержимое.

Начинается программирование 😛 , из меню «Разработчик» вставляем кнопку в любое место нашего документа. Курсор измениться на перекрестье, затем рисуем кнопку в нужном месте:

Нашей кнопке будет автоматически назначен макрос. Имя макроса, комбинацию клавиш, ставим произвольное, сохраняем в «Этой книге». Это означает, что работать кнопка будет только в этом документе.

Далее, программа предложит способ создания макроса. Если Вы уже продвинутый VBA- програмиист, можно руками написать код, нажав «Создать». Но мы сегодня будем использовать уже знакомый нам способ — запись наших действий:

Запись начата! Мы собираемся очистить выбранные графы от содержимого, поэтому одновременно выделим нужные диапазоны в  графах «Количество» и «Цена». Для этого сначала выделим графу «Количество», затем зажимаем клавишу Ctrl и не отпуская ее выделяем нужные ячейки в графе  «Цена», после отпускаем клавишу:

Использование нажатой клавиши Ctrl при выделении помогает выделять столбцы и области  различных диапазонов ячеек  одновременно. Не пренебрегайте этим в случае с большими таблицами.

Теперь, когда нужный диапазон ячеек выбран, нажимаем на клавиатуре клавишу Del и этим удаляем содержимое ячеек. Останавливаем запись макроса:

Как и любой объект с кнопкой можно производить различные действия — копировать, удалять, форматировать, назначать им макросы. Мы пока что изменим наименование. Чтобы добраться до свойств кнопки нужно по ней щелкнуть правой кнопкой мыши:

Я  изменил текст на «Очистить». Цвет, размер текста шрифт в кнопках так же можно  менять по вкусу. Заглянем для этого в «Формат объекта»:

Там все  примерно так, как при форматировании ячейки. А изменять размеры самой кнопки и ее местоположение можно растягивая ее за края или перетаскивать:

Ну и на последок давайте заглянем в редактор VBA и посмотрим, как выглядит написанный нами программный код нашего макроса. Для этого  идем в наши «Макросы» , выбираем нужный и жмем «Войти» или «Изменить»:

Другой способ — можно  щелкнуть правой кнопкой мыши по кнопке и выбрать «Назначить макрос»; результат будет аналогичный. Открылся редактор VBA, в котором можно делать много чего интересного и полезного. Мы пока смотрим, что мы там напрограммировали:

Простой и понятный пример кода; после комментариев (выделенных зеленым) идет сам код «Выбрать диапазон ячеек сначала один, затем другой, затем   удаляем содержимое».  Закрыть редактор можно как обычное окошко — нажав на крестик. Надеюсь,  что такое макросы — Вы разобрались. Заодно узнали, как можно стать программистом.  Удачи в освоении программы!