Содержание
Приветствую на fast-wolker.ru! Мы уже рассказывали, как сохранять документы в формате PDF из ворд. Что и говорить – на работе часто приходится работать с PDF. Много этих документов мы часто получаем и отправляем по электронной почте куда требуется.
И тут у многих пользователей возникает проблема – по сути графический файл PDF может иметь достаточно большой размер. А все почтовые программы имеют ограничения на отправку файлов больше определенного размера.
Отсканировали например большой документ – Устав организации. Или большую подшивку документов на обеих сторонах для отправки в электронном виде. Да и свой паспорт с копиями всех страниц можно отсканировать в цвете так, что все вместе они будут “весить” много.
Сервис просто вернет сообщение о том, что файл слишком большой и не отправит его. Сегодня дам рекомендации по сжатию файла без потери качества в зависимости от стиля работы, без фотошопа или других подобных программ.
Как сжать файл PDF для пересылки по электронной почте при его создании?
Если Вам приходится лично постоянно сканировать (по сути создавать электронный документ), а затем отправляет его в адрес, то конечно Вам обязательно нужно знать маленькие хитрости. У любого сканера есть программа, которой Вы пользуйтесь, когда делаете скан.
И на этом этапе можно сделать раз и навсегда настройки сканера таким образом, что готовое изображение будет оптимально сжато, читабельно, находиться в определенной папке, что позволит легко и быстро отправить его по почте .
На устройствах различных фирм настройки параметров сканирования производятся по разному но суть одна везде. Первое, на что обращаем внимание – это формат сохраняемого скана. Многие пользователи используют настройки по умолчанию – формат сохраняемого файла чаще всего JPG или TIFF.
Так как мы сканируем в основном документы ,(а не фото) оптимальным форматом будет именно PDF. Далее, делаем настройки разрешения файла. Обычно производитель ставит “высокое” качество скана. Разрешение установлено более 300 dpi. Это много. Мы же для своих нужд выставляем 100-120 DPI, не более.
Далее, настроим местоположение наших будущих электронных документов, папку куда они будут сохраняться в процессе:
Если у вас сканер планшетный и вы сканируете кнопкой на его корпусе, для выбранной кнопки обязательно делаем точно такие же настройки:
Аналогично проставляем – формат сохраняемого файла,
его разрешение, и папка, кудо сохранять.
Можно убедится, что “вес” файла уменьшается втрое – вдвое против первоначальных настроек. Проверьте!
Теперь, самостоятельно подготавливая документы можно не заботится в дальнейшем об их размере и не прибегать к помощи сторонних программ.
Как сжать файл PDF до минимального размера бесплатно, без потери качества?
Другое дело, если Вы получаете от кого-то уже готовые PDF документы большого размера на флешке (или из облака) и их надо сжимать. Тут не обойтись без сторонних программ.
Появилась удобная программа, которая умеет создавать, читать, объединять, сжимать файлы – Pdf24Creator. В число её достоинств так же входит возможность конвертирования PDF в другие типы графических форматов, подпись документа электронно-цифровой подписью (при наличии сертификата), возможность добавлять водяной знак, распознавание текста и многое другое.
Для быстрого сжатия нажимаем “Сжать PDF файлы”…
После первого запуска появляется значок в панели задач в правом нижнем углу. Дальнейшую работу продолжаем оттуда.
Далее, нужно добавить нужное количество файлов в панель. При этом мы получаем информацию об их текущем и будущем размере, можем просмотреть содержимое:
Вручную меняем разрешение, качество, а так же к названию файла прибавляется дополнительное, чтобы отличать от оригинала. Можно и оптимизировать размер для интернета, поставив галочку.
Я изменил DPI и поставил оптимизацию под интернет. Нажимаем “сохранить”. Изменение цветовой модели на черно-белую так же уменьшает размер в меньшую сторону.
Результат получился лучше, чем ожидалось. Оригинал весит 2 мб, а после сжатия его копия весит 675 кб – в три раза меньше оригинала! При этом я не менял цветовую модель; печати и подписи моего сжатого документа цветные.
Уменьшить можно еще больше. Но, тут сначала надо просмотреть сжатый файл. Если при его чтении вас ничего не раздражает в нем, – значит он читабелен и его можно отправлять адресату. Смотрите, пробуйте различные варианты настроек разрешения и качества!
В меню “Файловые инструменты” можно отдельно оптимизировать файл для интернета или отдельно сжимать. И легко делать с PDF дополнительно еще много разных штук.
Сжимаем документ PDF онлайн при помощи PDF24 Creator
Программа Pdf24Creator имеет свой онлайн – сервис и может быть использована для работы с файлами через интернет. Не совсем понимаю, зачем это сделано, если функционал сжатия и так есть. Но, в качестве примера онлайн-сервиса нам вполне подойдет для обзора.
При нажатии на “Онлайн PDF инструменты” вы попадете в онлайн-версию программы Pdf24Creator. И аналогичным образом можно там сжать файлы точно так же как мы только что проделали. С той лишь разницей, что удобнее будет закидывать свои файлы в гугл или дроп бокс, или их прямо оттуда открывать.
Но как по мне – пользуюсь онлайн сервисами для PDF (и им подобными крайне редко) – обрабатываемые файлы там скорее всего сохраняются. А зачем мне это?
Ну и на последок – редкий случай когда все -таки так много документов (+ качественных фото) требуется переслать, что их общий размер очень большой для почтового сообщения, например 100 мб. Что делать?
Выход есть. Добавляем все наши файлы в архив, используя архиватор WinRAR. И при создании архива используем настройку “Разделять архив на тома размером в (указываем число мегабайт):
Архиватор графические форматы особо не сжимает. Но, в нашем случае он разобьет созданный архив на отдельные части размером 5 МБ каждая. Вы увидите созданные архивы. И каждую эту часть Вы отдельным письмом направляете в адрес.
Получатель должен сохранить все эти части обязательно в одну папку на компьютере. И затем открыть самую первую часть архива. И тогда весь архив он спокойно прочитает, сможет извлечь оттуда все файлы. Процедура требует времени с той и другой стороны, но периодически выручает до сих пор. Вот пожалуй, и всё. Пока!
