Содержание
Доброго времени на fast-wolker.ru! В процессе рутинной работы с таблицами всегда возникает желание ускорить ввод значений. Особенно это касается наименований позиций. Зачастую мы имеем один и тот же список, с которыми постоянно приходится работать, а новые добавляются постепенно.
Каждый раз заносить в таблицу одно и то же название утомительно; к тому же всегда есть возможность ошибки – поставить лишнюю точку, пробел и так далее. Сегодня расскажу о способах, который позволяет в ряде случаев ускорить работу. В самых простых примерах, может что-то подойдет и Вам. Итак…
Как в экселе создать выпадающий список с выбором нескольких значений
Начну с самого простого способа. Его используют, если в таблице одно и тоже наименование позиции нужно быстро ввести несколько раз. Обязательным условием является наличие заранее составленного списка наименований и непрерывность, отсутствие в нем пустых строк:
Ставим курсор на следующую пустую ячейку под списком кликаем правой кнопкой мыши; из контекстного меню выбираем команду. Или используем сочетание клавиш “Alt+ Стрелка вниз”. Такой способ выбора из списка использовать приходиться не слишком часто. Наименования ведь редко повторяются.
Лучше использовать следующий способ – хранение готового списка на другом листе нашей книги. А в нужной ячейке делать ссылку на данные этого листа.
Как в эксель сделать выпадающий список с другого листа?
Я таблицу уже создал . Теперь создадим новый лист в документе и назовем его “база”. Лист потом этот можно скрыть, чтобы случайно не сломать документ. В произвольном месте этого нового листа сохраним наш будущий список, в этом примере его можно дополнить пустыми строками и время от времени добавлять в них новые позиции.
Выделяем нужную область и в верхней левом верхнем углу присваиваем ей имя “Список_Кондит”. У нас есть теперь первый ИМЕНОВАННЫЙ диапазон в нашей книге эксель. Чтобы потом диапазонами управлять, нужно открыть вкладку “Формулы” и найти там “Диспетчер имен”:
Следующий шаг – идем обратно в наш лист где создана основная таблица. Выделяем в графе нужные строки. Идем во вкладку “Данные”- “Проверка данных”. В строке “тип данных” выбираем “Список”….
А в строке “Источник” копируем адрес нашего диапазона из “диспетчера имен”…
Теперь из списка можно выбирать готовые значения. Если список длинный, то прокручиваем вниз. Но нельзя будет менять шрифты, цвета – то есть форматировать содержимое, искать по букве наименование.
Как в экселе сделать выпадающий список в ячейке с выбором нескольких данных
Следующий несложный пример демонстрирует создание связанных списков. Например, вы заполняете товары в разрезе категорий. В документе мы сделаем список категории и список товаров, который формируется после выбора категории .
Сначала сделаем в листе “база” наши будущие списки. У нас будет три категории товара – полуфабрикаты, рыба и хлебобулочные. И мы заполним ими три графы.
Сейчас в них немного позиций; ниже будет описано, как сделать, чтобы при добавлении в “базу” новых позиций они автоматом появлялись в списке при выборе. Первым сделаем выпадающий список категорий в точности так, как это было описано в предыдущем примере.
Идем в “Данные -“Проверка данных”. Укажем в качестве диапазона только строку с названиями категорий.
Нажимаем клавишу Enter. Убеждаемся, что в нашей таблице на другом листе в нужных выделенных графах появилась возможность выбора наших категорий из списка.
Кстати, получившийся результат можно копировать в нижние ячейки -как обычные формулы. Работаем далее. Сначала займемся доработкой наших трех списков на листе “База”. Доработаем сначала графу “Полуфабрикаты”. Сделаем это, чтобы позже можно было добавлять в “базу” новые позиции, а они автоматом отображались бы в списках.
Ставим курсор в строку из “Полуфабрикаты, затем открываем вкладку “Главная” и жмем на кнопку “Форматировать как таблицу”. Дизайн выбираем любой. Задаем по столбцу нужный вертикальный диапазон, включая только строки с наименованиями; ничего кроме диапазона не меняем.
В процессе этих действий нам стал доступен “конструктор таблиц”. Обязательно присваиваем нашей( как бы созданной) таблице имя (в левом верхнем углу) “Полуфабрикаты”.
Повторяем действо для граф “Рыба” и “Хлебобулочные”.
Завешающий этап. Встаем в нужную строку таблицы, как обычно идем в “Данные”-“Проверка данных”, выбираем тип “Список” и в качестве диапазона указываем на соседнюю ячейку , т.е на ранее созданный список, но…
… с использованием в “Источнике” функции ДВССЫЛ. “=ДВССЫЛ($Е$6)”. Эта функция возвращает ссылку на наши диапазоны т.е. предыдущие списки, а не содержимое ячейки. Мы работаем с данными, в функцию просто их подставили. Наименование вводится вручную.
Обратите внимание на “источник”. Указана абсолютная адресация столбца и ячейки (через знаки “$”). Чтобы распространить в таком виде на остальные строки, нужно будет указывать для каждой строки свой источник данных. Это долго. Можно аккуратно убрать абсолютную адресацию руками из “источника” и после скопировать ячейку на остальные строки ниже. Тогда “формула” распространится корректно.
Попробуйте добавить в базу новые позиции; проверьте – появляются ли они теперь автоматически в списке после указании категорий? Должно получиться.
Делаем выпадающий список в ячейке эксель с выбором по первой букве
Быстро понимаешь, что хорошо бы иметь возможность выбора из списка по первой букве, тогда процесс идет гораздо быстрее. Следующий способ познакомит вас с разработкой в эксель. Сначала Включим в настройках Excel режим конструктора через “Параметры”.
В режиме конструктора вставим в наш документ элемент управления Active X “Поле со списком“:
Курсор мыши приобретет форму крестика. Побудем немного программистами – нарисуем этот элемент в нужной ячейке – так и делаются формы и и окошки которые привычны нам уже давно.
В свойствах этого элемента делаем настройки – указываем наш именованный диапазон, цвет фона, шрифта, есть и другие настройки.
- ListFillRange – сюда вставляем наш именованный диапазон из “диспетчера имен”;
- LinkedCell – связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент – нужно, если данные ее будут использоваться в других таблицах, формулах и т.д;
- ListRows – количество отображаемых строк в списке;
- Font – выбираем шрифт, размер, стиль;
- ForeColor и BackColor – цвет текста и фона;
- ListRow – количество возвращаемых строк в списке;
- PrintObject – определяет – выводить элемент управления на печать или нет (истина или ложь)
Пока активен режим конструктора – вы не сможете работать со списком как пользователь. Но вы можете изменять его размеры , свойства , положение на листе. После окончания настроек нужно выключить режим конструктора.
Попробуйте найти имя по букве, посмотрите что получается. Можно скопировать и разместить на нужных местах созданный нами элемент управления. Такой способ создания списков хорош для серьезных проектов в Excek, может не всем подойти, но у него есть свои плюсы, которых нет в других способах.
