Как в Excel сделать выпадающий список (простой или зависимый) с выбором нескольких значений?

Доброго времени на fast-wolker.ru! В процессе рутинной работы с таблицами всегда возникает желание ускорить ввод значений. Особенно это касается наименований позиций. Зачастую мы имеем один и тот же список,  с которыми постоянно приходится работать, а новые добавляются постепенно.

Каждый раз заносить в таблицу одно и то  же название утомительно; к тому же всегда есть возможность ошибки — поставить лишнюю точку, пробел  и так далее. Сегодня расскажу о способах, который позволяет в ряде случаев ускорить работу. В самых простых примерах, может что-то  подойдет и Вам. Итак…

Как в экселе создать выпадающий список с  выбором нескольких значений

Начну  с самого  простого способа. Его используют, если  в таблице одно и тоже наименование позиции нужно  быстро ввести несколько раз. Обязательным условием является наличие заранее составленного списка наименований и непрерывность, отсутствие в нем пустых строк:

Ставим курсор на  следующую пустую ячейку под списком кликаем правой кнопкой мыши;  из контекстного меню выбираем команду. Или используем сочетание клавиш «Alt+ Стрелка вниз». Такой способ выбора из списка использовать приходиться не слишком часто. Наименования ведь редко повторяются.

Лучше использовать следующий способ — хранение готового списка на другом листе нашей книги. А в нужной  ячейке делать ссылку на данные этого листа.

 Как в эксель сделать выпадающий список с другого листа?

Я таблицу уже создал . Теперь создадим новый  лист в документе и назовем его «база».  Лист потом этот можно скрыть, чтобы случайно не сломать документ. В произвольном месте этого  нового листа сохраним наш  будущий список,  в этом примере его можно дополнить пустыми строками и время от времени добавлять в них новые позиции.

Выделяем нужную область и в верхней левом верхнем углу присваиваем  ей имя «Список_Кондит». У нас есть теперь первый ИМЕНОВАННЫЙ диапазон в нашей книге эксель. Чтобы  потом диапазонами управлять,  нужно открыть вкладку «Формулы» и найти там  «Диспетчер имен»:

Следующий шаг — идем обратно в наш лист где создана  основная таблица. Выделяем в графе нужные строки.  Идем во вкладку «Данные»- «Проверка данных». В строке «тип данных» выбираем «Список»….

А в строке «Источник»  копируем адрес нашего диапазона из «диспетчера имен»…

Теперь из списка можно выбирать готовые значения. Если список длинный, то прокручиваем вниз. Но нельзя  будет менять шрифты, цвета  — то есть форматировать содержимое, искать по букве наименование.

Как в экселе сделать выпадающий список в ячейке с выбором нескольких данных

Следующий  несложный пример демонстрирует  создание связанных списков. Например,  вы заполняете  товары в разрезе категорий.  В документе  мы сделаем список категории и список товаров, который формируется после выбора  категории .

Сначала сделаем в листе «база» наши  будущие списки. У нас  будет три категории товара — полуфабрикаты, рыба и хлебобулочные. И мы заполним ими   три графы.

Сейчас в них немного позиций; ниже будет описано, как сделать, чтобы при добавлении в «базу» новых позиций они автоматом появлялись в списке при выборе. Первым сделаем выпадающий список  категорий в точности так, как это было описано в предыдущем примере.

Идем в «Данные -«Проверка данных». Укажем в качестве диапазона только строку с названиями категорий.

Нажимаем клавишу Enter. Убеждаемся, что в нашей таблице на другом листе в нужных выделенных графах появилась возможность  выбора наших категорий из списка.

Кстати, получившийся результат можно копировать в нижние ячейки -как обычные формулы. Работаем далее. Сначала займемся доработкой наших трех списков на листе «База». Доработаем сначала графу «Полуфабрикаты». Сделаем это, чтобы позже можно было добавлять в «базу» новые позиции, а они автоматом отображались бы в списках.

Ставим курсор в строку из  «Полуфабрикаты,  затем открываем вкладку «Главная» и жмем на  кнопку «Форматировать как таблицу». Дизайн выбираем любой.  Задаем по столбцу нужный вертикальный диапазон, включая  только строки с наименованиями;  ничего кроме диапазона не меняем.

В процессе этих действий нам стал доступен «конструктор таблиц». Обязательно присваиваем нашей( как бы созданной) таблице имя  (в левом верхнем углу) «Полуфабрикаты».

Повторяем действо для граф «Рыба» и «Хлебобулочные».

Завешающий этап.  Встаем в  нужную строку таблицы, как обычно идем в «Данные»-«Проверка данных», выбираем тип «Список» и в качестве диапазона указываем на  соседнюю ячейку , т.е на ранее созданный список, но…

… с использованием в «Источнике» функции ДВССЫЛ. «=ДВССЫЛ($Е$6)». Эта функция возвращает ссылку на наши диапазоны т.е. предыдущие списки, а не содержимое ячейки.  Мы работаем с данными, в функцию просто их подставили. Наименование вводится вручную.

Обратите внимание на «источник». Указана абсолютная адресация столбца и ячейки (через знаки «$»). Чтобы распространить в таком виде на остальные строки, нужно будет указывать для каждой строки свой источник данных. Это долго. Можно аккуратно убрать абсолютную адресацию руками из «источника» и после скопировать ячейку на остальные строки ниже. Тогда «формула»  распространится корректно.

Попробуйте добавить в базу новые позиции; проверьте — появляются ли они теперь автоматически в списке после указании категорий? Должно получиться.

 

Делаем выпадающий список в ячейке  эксель с выбором по первой букве

Быстро понимаешь, что хорошо бы иметь возможность выбора из списка по первой букве, тогда процесс идет гораздо быстрее. Следующий способ познакомит вас с разработкой в эксель.  Сначала Включим в настройках Excel режим конструктора через «Параметры».

В режиме конструктора вставим в наш документ элемент управления Active X «Поле со списком«:

Курсор мыши  приобретет  форму крестика. Побудем немного программистами — нарисуем этот элемент в нужной ячейке — так и делаются формы и и окошки которые привычны нам уже давно.

В свойствах этого элемента делаем настройки — указываем наш именованный диапазон,  цвет фона, шрифта, есть и другие настройки.

• ListFillRange —  сюда вставляем наш именованный диапазон из «диспетчера имен»;
• LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент — нужно, если данные ее будут использоваться в других таблицах, формулах и т.д;
• ListRows — количество отображаемых строк в списке;
• Font —  выбираем шрифт, размер, стиль;
• ForeColor и BackColor — цвет текста и фона;
• ListRow —  количество возвращаемых  строк в списке;
• PrintObject —  определяет — выводить элемент управления на печать или нет (истина или ложь)

Пока  активен режим конструктора — вы не сможете работать со списком как пользователь. Но вы можете изменять его размеры , свойства , положение на листе. После окончания настроек нужно выключить режим конструктора.

Попробуйте найти имя по букве, посмотрите  что получается. Можно скопировать и разместить на нужных местах созданный нами элемент управления. Такой способ создания списков хорош для серьезных проектов в Excek, может не всем подойти, но у него есть свои плюсы, которых нет в других способах.