Содержание
Друзья, сегодня у нас на обзоре легкая, но очень полезная тема. Если Вам приходится регулярно подготавливать типовые документы изо дня в день, то конечно Вы задумывались над тем, как ускорить рутинную работу.
Обычно берется какой -то типовой бланк (например договора) и начинается его редактирование. Приходится менять старые реквизиты на новые, вручную нудно и долго. А если у Вас еще нет навыка работы с текстами – то в документе обязательно будут ошибки – дата неверная, должность, Ф.И.О…
Официальные документы – лицо организации и подобные ошибки не всегда приемлемы. Освоив замену текста вы уменьшите вероятность возникновения досадных ошибок.
Замена слова в Word по всему тексту
Опять же, если работаем с типовыми бланками – сначала давайте подготовим шаблон. Предлагаю выделить в документе те места, которые регулярно меняете в документе. В договоре это номер, дата, ФИО директора, документ на основании чего действует, фамилия инициалы.
Подготовим наш шаблон для дальнейшей работы. Нужные места выделим жирным шрифтом – для наглядности и оценки процесса замены. Сразу будет видно. где что менять.
Если Ваш будущий документ имеет некое количество приложений, в которых повторяются одни и те же реквизиты, заранее делаем эти реквизиты единообразными по всему документу.
Вплоть до количества пробелов между словами и формы кавычек. Это значительно упростит и ускорит процесс замены. Потратьте пол-часа на редактирование одного шаблона, чтобы потом просто и быстро менять нужные реквизиты. Вы сможете сократить время на подготовку документа и к тому же свести досадные ошибки к минимуму.
В Ворде 2003-2007 режим поиска и замены вызывается сочетанием клавиш Ctr +F. В поздних версиях используем сочетание клавиш Ctr+H. Обязательно ставим курсор в начало документа и жмем сочетание клавиш. В главном меню Word 2019 режимы поиска и замены вынесены в меню:
Ставим курсор в начало документа, вызываем меню замены, в верхнюю строку копируем и вставляем нужный текст. Именно копируем, а не набираем вручную (во избежание ошибок):
Можно менять во всем документе сразу. Можно нажимая на клавишу “Заменить” каждый раз менять только нужный фрагмент. А можно пропускать нажимая “найти далее“. Режим замены позволяет менять не только текст но и его формат.
Нажав на кнопку “Больше” вы попадете в расширенный режим замены, который позволяет задать направление замены, найти и заменить специальные символы (можно например убрать лишние пробелы между словами) . Можно менять в шрифты в тексте, выделение и т.д. Посмотрите на видео, как это происходит.
Видео о том, как в ворде найти и заменить слово во всем тексте (2016-2019)
После окончания всех процедур проверяем результат, снимаем выделение желтым цветом из текста, чтобы напечатанный документ смотрелся хорошо. Нажимаем “Файл”-“Сохранить как” и сохраняем новый документ под нужным именем. А шаблон останется без изменений – пригодится для следующего раза. Удачи!
